Einmal zuordnen. Immer nutzen.

Eingangsrechnungen. Vorkontieren.

Ausgangslage. Sie bekommen Ihre Eingangsrechnungen überwiegend per Papier, Fax oder als E-Mail-Anhang und müssen die Daten manuell in Ihrem Fakturierungssystem erfassen. Besonders lästig ist die Erfassung der 27-stelligen Zahlungsreferenz (ESR).

Ihr Ziel. Eingangsrechnungen werden mit den relevanten Angaben wie Rechnungsnummer und -datum, Bestellnummer, Währung, Zahlbetrag und Kontierungsinformationen zum Lieferanten automatisch erfasst.

Lösung. PDF-Mapper. Eingangsrechnungen werden mit dem PDF-Mapper verarbeitet. Vorzugsweise bitten Sie Ihre Lieferanten, künftig die Rechnungen als PDF-Dokument zu versenden. Alternativ müssen Sie Fax- oder Papier-Rechnungen scannen und mit OCR in ein auslesbares PDF-Dokument umwandeln.
Folgende Schritte müssen Sie einmalig für jeden Lieferanten, d.h. jedes Eingangsrechnungslayout durchführen:

  • Sie erfassen die Partnerdaten des Lieferanten in den Stammdaten des PDF-Mappers. Hier können auch feste Angaben zur Kontierung, Zahlart (z.B. IBAN- oder ESR-Zahlung) oder auch Währung hinterlegt werden.
  • Sie laden eine PDF-Beispielrechnung des Lieferanten in den PDF-Mapper. Sie bekommen die ausgelesenen Datenfelder angezeigt.
  • Sie verknüpfen einen in jeder Rechnung des Lieferanten vorkommenden Text, z.B. die E-Mail-Adresse @lieferant.biz, mit den Partnerdaten des Lieferanten.
  • Sie markieren per Drag & Drop:
    • Kopf- und Fussbereich.
    • Rechnungsnummer und -datum
    • Bestellnummer
    • Währung
    • Zahlbetrag
    • Zahlungsreferenz (ESR-Nummer)
  • Nur beim ersten Lieferanten müssen Sie noch das Mapping in das Format für Ihr Fakturierungssystem vornehmen, meist ist dies eine CSV-Datei.
  • Sie testen die Umsetzung im PDF-Mapper

Fertig! Ab sofort werden für Sie alle Rechnungen Ihres Lieferanten automatisch anhand der vorher gemachten Einstellungen mit allen Angaben an Ihr Fakturierungssystem übergeben.